Сопроводительное письмо – это документ, описывающий мотивацию кандидата на трудоустройство. Его часто называют мотивационным, ведь оно рассказывает, почему нужно выбрать именно этого претендента на вакантное место. Что такое сопроводительное письмо, для чего оно нужно, что оно даст и как его составить – расскажут HR-специалисты проекта ResuVisor.

Для чего составляют сопроводительное письмо?

Резюме содержит в себе относительно «сухие» сведения – это личные данные, описание опыта работы, сведения об образовании и дополнительном образовании, перечисление профессиональных навыков и личных качеств. Почему нужно взять на работу именно этого кандидата, и в чём заключаются его преимущества – резюме не расскажет.

Сопроводительное письмо содержит в себе мотивацию. Оно расскажет:

1. О преимуществах кандидата на вакантное место.
2. Почему следует отдать предпочтение данному кандидату.
3. Какую пользу принесёт человек на этом рабочем месте.
4. Почему он решил работать именно здесь.
5. О наличии релевантного опыта работы.
6. Почему кандидат решил сменить сферу деятельности.

Письмо покажет заинтересованность человека в получении данной работы, и то, что он в курсе, какие именно задачи придётся решать на новом рабочем месте.

Наличие сопроводительного письма необходимо:

1. При отсутствии опыта работы – необходимо рассказать работодателю о полученных знаниях и опыте, набранном во время прохождения производственной практики на предприятии (если проходилась).
2. При наличии соответствующего запроса от работодателя – необходимо ознакомиться с текстом вакансии и уточнить наличие данного требования.
3. При смене сферы деятельности – когда нет релевантного опыта, но хочется попробовать себя в другой профессии.
4. При большом конкурсе на вакантное место – здесь необходимо вырваться вперёд, обогнав конкурентов.

Случаи, когда можно обойтись без сопроводительного письма:

1. Вакансия подразумевает редкую профессию при наличии у соискателя внушительного релевантного опыта – большого конкурса здесь нет.
2. Вакансия приглашает работников на рядовые профессии – чаще всего это работники торговли, где наблюдается большая текучка кадров.
3. При трудоустройстве в небольшие компании с минимальным штатом – чаще всего о существовании сопроводительных писем здесь никто не догадывается.

Во всех этих случаев достаточно правильно составленного резюме, а сопроводительное письмо станет излишеством.

Используйте бесплатный конструктор писем

Используйте наш бесплатный онлайн конструктор сопроводительных писем, где можно заполнить поля нужной информацией и получить готовый документ, который можно отправлять работодателю. Документ имеет правильную структуру.

Попробовать

Какие требования к письму?

Сопроводительное письмо является деловым документом, от содержимого которого зависит трудоустройство. Поэтому при его составлении необходимо придерживаться определённых требований – к стилю написанию, к размеру и структуре. 

Стиль

При составлении сопроводительного письма следует придерживаться делового стиля. При этом от использования «штампов» рекомендуется воздержаться. Креатив проявляется аккуратно, чтобы не скатиться к формальному стилю, принятому в письмах к родственникам. 

Деловой стиль подразумевает отсутствие шаблонных фраз. Задача соискателя – заинтересовать письмом потенциального работодателя, дать понять о готовности включиться в работу, рассказать о наиболее привлекательных чертах потенциального рабочего места. Поэтому ограничиваться формальными шаблонами не стоит. Но и с креативностью нужно быть максимально сдержанным.

Структура

Нельзя путать сопроводительное письмо с обычным деловым письмом или с письмом своим родственникам. У него должна быть определённая структура, позволяющая работодателю быстро получить всю необходимую информацию о кандидате. Данная структура включает:

1. Приветствие – необходимо поприветствовать работодателя или его представителя.
2. Основную часть – здесь описываются опыт и мотивации к трудоустройству.
3. Прощание – включает в себя продублированные контакты.

Для сопроводительного письма этого вполне достаточно. Письмо без структуры останется непрочитанным.

Размер

Максимальный размер сопроводительного письма для резюме не должен превышать одной страницы. HR-специалисты проекта ResuVisor рекомендуют уложиться максимум в пять абзацев, оптимальный размер три абзаца. Делать письмо более длинным нельзя – это не жизнеописание и не автобиография. Для передачи дополнительных сведений существуют собеседования и интервью.

При составлении сопроводительного письма необходимо соблюдать описанную выше структуру. Подробные инструкции расскажут, что именно нужно писать в каждом из блоков. Одновременно с этим станет ясно содержимое письма.

Приветствие

В отличие от резюме, сопроводительное письмо является куда более личным документом. Поэтому в нём нужно проявить вежливость и начать с приветствия.

1. Поприветствуйте рекрутера и представьтесь

Если известно имя рекрутера, обратитесь к нему по имени. Сразу после приветствия необходимо представиться – полностью, без сокращения ФИО до фамилии и инициалов. Если имя рекрутера неизвестно, достаточно обойтись обезличенным приветствием.

2. Напишите, что Вы претендуете на вакансию

Работодатель должен видеть, на какую должность претендует данный кандидат. Её наименование следует взять из текста вакансии. Оставлять сопроводительное письмо без указания вакантной должности нельзя.

3. Расскажите, почему Вас заинтересовала вакансия

Это основная мотивационная часть сопроводительного письма. Расскажите, почему вы заинтересовались именно этой вакансией, и почему нужно взять именно вас. Также необходимо описать преимущества самого работодателя, благодаря чему было обращено внимание на открытую в компании вакансию. Далее следует перечислить собственные преимущества. 

Основная часть

После приветствия следует основная часть сопроводительная письма. Здесь необходимо рассказать о рабочем опыте – крайне желательно, чтобы он был релевантным, что поможет работодателю принять положительное решение.

1. Опишите свой опыт работы

В резюме описывается опыт работы за последние 10-15 лет, на первое место выносится наиболее релевантный опыт. Этот релевантный опыт необходимо описать в сопроводительном письме, сделав упор на достижения и умения, применимые на новом рабочем месте. Здесь же нужно вновь сделать акцент на собственную мотивацию к трудоустройству.

2. Что делать, если нет опыта работы?

При отсутствии опыта работы предоставление сопроводительного письма является обязательным. В нём нужно аргументированно доказать необходимость принятия кандидата на вакантное место, описав мотивацию и наличие образования (если есть). Также здесь следует упомянуть о прохождении производственной практики на предприятии соответствующего профиля – это может стать дополнительным преимуществом перед другими кандидатами.

Прощание

Логичным завершением любого письма – прощание. Сопроводительное письмо исключением из правил не является. Поэтому в самом конце необходимо попрощаться.

1. Поблагодарите за внимание

Необходимо попрощаться с работодателем, поблагодарить за внимание, попросить ознакомиться с содержимым резюме и пригласить на собеседование. Также можно пригласить рекрутера или руководителя позвонить на указанный в письме контактный телефон.

2. Укажите контактные данные

Сопроводительное письмо заканчивается указанием контактных данных. Помимо номера мобильного телефона рекомендуется указать адрес электронной почты. Также можно указать ссылки на социальные сети.

Частые ошибки при написании

Составление сопроводительного письма часто сопровождается ошибками, что уменьшает шансы на трудоустройство. Предотвратить их помогут советы специалистов проекта ResuVisor. 

1. Повторение резюме

Самая частая ошибка – дублирование сведений, уже содержащихся в резюме. В сопроводительном письме необходимо уделить внимание мотивации, своим преимуществам, привлекательности рабочего места. Из дубликатов допускаются контактные данные и релевантный опыт работы. 

2. Большое содержание

Бездумное раздувание сопроводительного письма является серьёзной ошибкой. Оно должно быть коротким и лаконичным. Желательно поместиться в 3-5 абзацев, но не на 2-3 страницы. Письмо не является подробным жизнеописанием – в нём содержатся только аргументы, влияющие на вероятность успешного трудоустройства.

3. Рассказ о личной жизни

Аргументировать необходимость принятия на работу собственной кандидатуры фактами из личной жизни – нельзя. Типичный тому пример – описание сложной семейной ситуацией с острой нехваткой средств. Лучше всего сосредоточиться на своих умениях, навыках и аргументации.

4. Опечатки и грамматические ошибки

Наличие грамматических ошибок и опечаток – недопустимо. Готовое сопроводительное письмо необходимо тщательно проверить. Не хватает собственных знаний русского языка – воспользуйтесь помощью третьих лиц, обладающих более высоким уровнем знаний.

5 рекомендаций по написанию письма

Специалисты проекта ResuVisor подготовили пять рекомендаций по написанию сопроводительного письма. Они помогут сделать документ более сильным и эффективным.

1. Портфолио

Если вакансия относится к творческой (копирайтеры, художники, вебмастера, программисты, журналисты, музыканты, дизайнеры и многие другие), рекомендуется указать в сопроводительном письме ссылку на портфолио. 

Место размещения портфолио значения не имеет – это может быть облачное хранилище, страница в социальной сети, канал в одном из мессенджеров или собственный сайт. Если ссылка получилась слишком длинной, укоротите её с помощью сервисов сокращения ссылок.

2. Не придумывайте информацию

Склонность приукрасить собственную персону до добра не доведёт. Обман рано или поздно вскроется, что снизит шансы на успешное трудоустройство или вовсе приведёт к увольнению. Указывается в сопроводительном письме только правдивые сведения.

3. Уникальный текст шаблона 

Не используйте для написания сопроводительных писем полностью скопированные шаблоны и примеры. Письмо должно быть уникальным и соответствовать вакансии. Взять чужое сопроводительное письмо, поменять в нём ФИО и контакты, после чего выдать его за собственное творение – грубейшая ошибка.

4. Используйте подходящую почту в контактах 

Указывая адрес электронной почты, убедитесь в его корректности. Говоря другими словами, адрес электронного почтового ящика должен быть деловым или нейтральным. Вставки «demon», «666», «krasavica» и многие другие недопустимы. Также недопустимы вставки в виде случайного набора букв. Зарегистрируйте нормальную почту, в идеале – имя/фамилия и название домена, например: andrey.kochetkov@yandex.ru

5. Пишите только то, что подойдет для вакансии

Резюме составляется с учётом особенностей выбранной вакансии. То же самое относится к сопроводительному письму. Указывайте в нём лишь то, что убедит работодателя принять вас на вакантную должность. Например, не стоит рассказывать об увлечении велоспортом, собираясь работать бухгалтером – эти сведения более актуальны для продавцов-консультантов спортивных магазинов.

Каким способом лучше отправлять?

Вопрос о том, каким способом лучше отправлять сопроводительное письмо, следует уточнить у работодателя или его представителя. Первый способ отправки – по электронной почте вместе с прикреплённым резюме. Второй способ – в распечатанном виде с прикреплением к резюме.

Готовые примеры сопроводительных писем 

Рекомендуем воспользоваться подборкой примеров по более чем 700 профессиям – они помогут составить идеальное сопроводительное письмо. Перейдите по этой ссылке, чтобы ознакомиться с примерами.